Der Datenschutzbeauftragte sorgt innerhalb von Unternehmen oder Institutionen dafür, dass die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Das Aufgabenfeld eines Datenschutzbeauftragten variiert je nach Größe und Art des Unternehmens und umfasst die Gebiete DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und weitere Datenschutz-Bestimmungen (Bereichs-abhängig).
Viele Unternehmen sind aufgrund ihrer Größe (immer dann, wenn mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Datenverarbeitung betraut sind) sogar ausdrücklich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten einzustellen.
Diese Aufgaben übernimmt der Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte kontrolliert und überwacht, ob die Bestimmungen aus der Datenschutzverordnung eingehalten werden. Wenn nötig und Branche sowie Unternehmensgröße es erforderlich machen, baut er zudem eine internes oder ein externes Team auf, welches sich mit der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz befasst.
Kommt es zu Verstößen gegen das Datenschutzgesetz, muss der Datenschutzbeauftragte das unverzüglich melden. Zudem muss er alle Prozesse, eventuelle Probleme und Planungen schriftlich dokumentieren.
Falls Mitarbeiter, Kunden oder Partner Fragen zur DSGVO/BDSG haben, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden. Innerhalb des Unternehmens fungiert er als Experte, der berät und unterstützt.
Der Datenschutzbeauftragte kann auch Schulungen durchführen, um die Mitarbeiter eines Unternehmens über die geltenden Pflichten und Gesetze zu unterrichten. Ob die Daten fachgerecht gelöscht werden, prüft er im Zweifel nach.
Die Stellung des Datenschutzbeauftragten
Unternehmen haben die Pflicht und das Recht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Hierbei kann es sich entweder um einen neuen Mitarbeiter handeln, der extra zu diesem Zweck eingestellt wurde, oder um eine Person, die bereits zum Team gehören.
Wichtig ist, dass der neue Datenschutzbeauftragte alle Qualifikationen innehatte, die ihn zur Ausübung der Tätigkeit befähigen. Das Unternehmen hat dafür Sorge zu tragen, dass er sich entsprechend weiterbildet und stets über Neuerungen informiert wird. Zu diesem Zweck benötigt der Datenschutzbeauftragte einerseits Zeit und andererseits das entsprechende Budget.
Je nach Größe des Unternehmens kann der Datenschutzbeauftragte entweder in Vollzeit oder in Teilzeit eingestellt werden. In diesem Fall muss es möglich sein, dass er alle Pflichten wahrnimmt, während er im Unternehmen ist.
Externe oder interne Lösung finden?
Generell ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben, ob man eine internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten hat. Hat ein Unternehmen keine Mitarbeiter, die entsprechend qualifiziert sind oder alle Mitarbeiter sind anderweitig vollkommen ausgelastet, bietet es sich an, dass man nach einem externen Mitarbeiter speziell für die Wahrung der DSGVO sucht.
Interne Datenschutzbeauftragte bringen den Vorteil mit sich, dass sie mit den Abläufen innerhalb des betroffenen Unternehmens und mit der Branche als solcher schon vertraut sind. Dadurch wird die Einarbeitungszeit kürzer und die oder der neue Datenschutzbeauftragte hat von Anfang an einen besseren Überblick.
Wer einen internen Datenschutzbeauftragten aus dem bestehenden Team ernennen möchte, sollte darauf achten, dass derjenige motiviert ist, diese neuen Aufgaben zu erledigen. Nicht jede Person ist fähig und willig, sich mit dem teilweise komplizierten sowie trockenen Thema DSGVO zu befassen.
Interessenkonflikte als wichtiges Thema für Datenschutzbeauftragte
Unternehmen sind ausdrücklich dazu verpflichtet, dass Sie nur solche Menschen zum Datenschutzbeauftragten ernennen, die keinerlei Interessenkonflikte wegen ihrer sonstigen Aufgaben unterliegen. Sofern der Datenschutzbeauftragte nicht nur in dieser Position tätig ist, sondern auch noch andere Dinge erledigt, kann er sich selbst oder nahestehende Kollegen kontrollieren müssen – das ist teilweise nicht sinnvoll.
Das Unternehmen muss vor der Ernennung dafür sorgen, dass der Datenschutzbeauftragte nicht unter Interessenkonflikten leidet. Ist das nicht auszuschließen, muss es einen externen Mitarbeiter finden, der sich deutlich besser für die Position des Datenschutzbeauftragten eignet.
Besonderer Schutz gegen Kündigungen beim Datenschutzbeauftragten
Unternehmen dürfen den Datenschutzbeauftragten nicht benachteiligen oder ihm sogar kündigen, nur weil er seinen offiziellen Pflichten nachkommt. Natürlich ist es alles andere als bequem, wenn der Datenschutzbeauftragte den eigenen Arbeitgeber oder einzelne Kollegen ermahnen muss, weil diese sich nicht einwandfrei an die DSGVO halten. Das darf ihm jedoch nicht zum Nachteil werden.
Die offizielle Kündigung der Person, die entweder vollständig oder teilweise als Datenschutzbeauftragter eingesetzt wird, ist nur in besonderen Fällen durchsetzbar. Der Schutz gegen die Kündigung wirkt sogar ein Jahr lang nach.